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管理組合で取り扱っている文書は大きく分けて次のようなものがあります。
- 分譲時資料・・マンション管理適正化法第103条（設計図書の交付等）で交付が定められている、建物の維持管理に欠かせない「竣工図書」（無い場合は設計図書）の他、管理規約原本・使用細則原本など
- 管理組合資料・・区分所有法第33条（規約の保管及び閲覧）で正当な理由がある場合を除いて閲覧を拒んではならないと定められている「管理規約」「総会議事録」「書面決議の書面」の他に、「理事会議事録」「各種申請書」「届出書」など
- 会計・契約資料・・「年次・月次決算書」「監査報告書」「通帳（使用済み）」「保険証書「管理委託契約書」「重要事項説明書」「工事請負契約書」「会計記録」など
- 点検関係資料・・「修繕記録簿」「各種定期調査・点検報告書」「メンテナンス契約書」など
- 修繕関係資料・・「建物診断報告書」「工事見積書」など
- 居住者関係資料・・「区分所有者名簿」「居住者名簿」「入居誓約書」「入・退去届」「駐車場使用契約書」など
これら書類の保存期間についてはマンション標準管理規約にも特に定めはありませんが、マンションの経年に関係なく重要な書類は「永久保存」、修繕計画の作成や大規模修繕工事の実施に関する各種調査・点検・検査・工事記録などは「10年保存」、その他については「5年保存」「その都度更新」の4つの分類にしているところが多いようです。
なお企業会計では、文書の内容によって「10年」「7年」「5年」と定められている法定保存期間があり、会計書類については、そのうち最も長い「10年」を保管の目安にするのも1つの考え方です。
理事会で書類の内容、必要性、マンションの実情などを考慮したうえ、保存期間の定めについて運用細則を作成し総会で決議することを検討されたらよいと思います。
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